四川大学华西第二医院
档案借阅借出管理办法（试行）
档案是重要的医院历史资料，为了充分发挥档案的作用，更好地为医院各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》第二十条规定精神，特制定以下管理办法：
一、加强档案公开性建设：
根据《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》的相关要求，医院档案科提供医院归档档案的查阅和利用服务，各科室（部门）移交的各类档案材料经归档整理入库上架后，并得到医院相关管理授权后方可查阅和利用。未经医院授权，其他任何组织或者个人无权公布及查询医院档案。
档案属下列情况之一者，不对外公布和提供查询服务：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
有下列行为之一的，医院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
二、借阅借出人员范围：
本院在职职工和本院党委书记、纪委书记及院长批准出具单位介绍信的外来单位或个人。
三、借阅借出流程：
（一）借阅人或借出人提出书面申请。
1.调阅党群类档案：需经本院党委书记和纪委书记批准方可调阅；调阅其他类档案（除职工本人借阅个人档案外）：需经院长批准方可调阅。职工本人若需借阅个人档案如个人合同、个人培训材料等，经归档科室（部门）主任批准方可借阅。
2.调阅档案应先填写调阅档案申请表，详见《综合档案借阅（本部门）申请表》（附件1）、《综合档案借阅（跨部门）申请表》（附件2）、《个人档案借阅申请表》（附件3）、《档案借出（本部门）申请表》（附件4）、《档案借出（跨部门）申请表》（附件5）。相关表格一式两份，一份交予档案科存档，一份交予各借阅或借出人员留档。
3.外来单位或个人如确因工作或个人需要，需要调阅或利用档案，除满足以上两点条件外，同时必须持单位介绍信或身份证。
（二）出具已签字的申请表到档案科。档案科工作人员确认手续齐全且符合规定，现场填写《档案借阅登记表》或《档案借出登记表》。
（三）档案科予以借阅或借出。
1.查阅档案者如需复印、摘抄档案、必须经档案科负责人员允许。经档案科负责人核对无误后，方可调阅和出具证明。
2.借阅时间一般为借阅当天，借出时间一般不超过三天（特殊情况除外），逾期不还者，应给予处罚。
（四）档案归还。档案科应详加检查借出档案的完整性，验收合格后在《档案借出登记表》做好归还记录。
四、注意事项
1.借阅和借出档案者要爱护档案，确保档案安全，不得在档案上划杠，做记号，更不得转借、拆卷、折叠、撕页、污损、删改、剪贴、擅自复印、拍照等。
2.查阅档案时严禁边阅边吸烟、边喝茶水、不准用手蘸水翻阅，以免损坏档案。
3.档案利用者调阅档案后，请留下宝贵意见，并将利用效果及时向档案科反馈，借阅（借出）人员应与档案利用人员一致，详见《档案利用效果登记表》（附件6）。
五、该管理办法至即日起执行。
档案科
2020年12月10日
